– Vi risikerer å verta historielause

Store mengder offentleg informasjon, både på papir og digitalt, hopar seg opp i kommunane utan tilfredstillande arkivering. Om vi ikkje passar på, risikerer Sotra-strilar og Hordalendingar å mista viktige delar av historia vår. I verste fall kan einskildpersonar verta rettslause.

Dei offentleg arkiva utgjer historien til kommunane. Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH) utfører arkiveringa på vegne av dei 32 eigarkommunane. Dagleg leiar Rune Lothe i IKAH nytta Tinget i Vest til å oppsummera status og åtvara kommunane i Region Vest om farane som trugar, sett i lys av planane om ei nær føreståande kommunereform.

Stort etterslep
Etter 25 års innsats har Interkommunalt arkiv i Hordaland akkurat avslutta oppgåva med å ordna arkiva frå før den forrige kommunereforma i 1965. Alle Hordalandskommunane inklusive Sotra kommunane og Askøy, har no ordna arkiva sine frå perioden 1837-1965. Dei to siste åra har kommunane levert arkiv frå åra 1965-1985 til arkivdepot, slik føreskriftene tilseier. Arkivet er ikkje ferdig ordna, og er vanskeleg og tidkrevjande å finna fram i. Etterslepet kan vera på 30 – 40 år, ifølgje IKAH sitt estimat.

Tek for lett på oppgåva

– Kommunane tek for lett på strukturendringane som vil følgja i kjølvatnet av ei eventuell kommunesamanslåing. Det vil krevja stor ekstrainnsats å ta vare på den offentlege informasjonen i samsvar med lovpålagte krav, seier Lothe.

Arkivleiaren fryktar kaos frå dag ein når informasjonsmengdene frå fleire kommunar skal samkøyrast og takast vare på for ettertida.

Digital utfordring
– Papirarkiv tåler å liggje nokre år før dei vert ordna. Det gjer ikkje IT-system. Om kommunane ikkje er førebudd på ei ny kommunereform, kan hordalendingane misse ein viktig del av historia si. I verste fall kan enkelte verte rettslause, åtvarar Lothe.

Kommunane avgjer
IKAH handlar på oppdrag frå eigarkommunane. Det er eigarkommunane som må initiera og leggja til rette for at IKAH skal få avlevert til seg protokollar, postlister, brev og digitalt lagra informasjon frå forskjellige program og i ulike format.

Politikarane på Tinget i Vest later til å ta mot bodskapen din med fatning. Overdramatiserer du?

Øygarden ein føregangskommune
– Situasjonen slik eg omtalte han, er ein realitet i fleire kommunar. Øygarden er ein føregangskommune innan arkivering. Fjell har og gjort en god jobb. I Sund har dei ein del å ta att, og i Askøy hadde dei i 2012 eit tilsyn som avslørte at det stod heller dårleg til, seier Lothe.

– Erfaringane med utvikling og integrasjon av store, komplekse dataløysingar i offentleg sektor tilseier at det er viktig å førebu prosessen godt. I dette tilfellet er det fleire lover å forhalda seg til. Dei tilsette må også få opplæring i rett bruk av systema, held arkivleiaren fram.

Endra historia
Du seier vi har mista viktig historisk informasjon. Skuldast noko av dette at tilsette og andre nøkkelpersonar har freista skriva om historia?

– Eg tvilar sterkt på at tilsette i kommunane med viten og vilje øydelegg arkiv, eller unnlet å journalføre dokument som er gjenstand for sakshandsaming. Det vil i så fall være straffbart. Men at det i enkelte tilfelle har førekome som eit resultat av uviten eller uaktsomheit, skal ein ikkje sjå bort i frå, seier Lothe.

– Om vi ser vekk frå det som faktisk har forsvunne opp gjennom åra, og som vi ikkje kjenner omfanget av, ser vi i alle fall små spor etter slikt på papirbasert informasjon vi har fått inn, legg Lothe til.

Digital sporing
Om nokon med viten og vilje fysisk fjerner eit papirdokument kan være vanskeleg å oppdage. Med eit sak arkivsystem vil ein gjennom loggen i systemet kunne spora endringar i dokumenta, kven som har gjort endringane, og om dokument er sletta. Om dokument aldri vert logga eller registrert og arkivert i sak arkivsystema, og istaden berre vert liggjande i den enkelte sin epost, vil informasjonen vera vanskelig å finne att seinare.

Sunt med avstand
Teknisk sett er eit sak arkiv system meir avslørande enn eit papirbasert arkiv.

Å «snoke» i eit sak arkivsystem skal i prinsippet være vanskelig då desse systema kjem med ei streng intern styring på kven som har tilgang til ulike kategoriar dokument. Det er ikkje IKAH si oppgåve å sjå kven som har «snoka» men teknisk sett har dei høve til å sjå kven som har vore inne og sett på ulike dokument.

– Det kan være sunt med litt avstand frå rådhuset til arkivet, smiler Lothe.

4 Comments

Legg att eit svar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com logo

Du kommenterer no med WordPress.com-kontoen din. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer no med Twitter-kontoen din. Logg ut / Endre )

Facebook-foto

Du kommenterer no med Facebook-kontoen din. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer no med Google+-kontoen din. Logg ut / Endre )

Koplar til %s