Gjestekommentar: -Ny arkivlov vil styrke innsynsretten

Av overskriftene i media kan det ved første øyekast se ut som om utkastet til ny Arkivlov vil svekke innsynsretten i Norsk offentlig forvaltning. Slik vi leser lovutkastet er formålet heller en styrkning av innsynsretten for både publikum og presse.

Av Bent-Inge Storheim, daglig leder hos programvareleverandøren Acos AS, leverandør av saksbehandlingsløsninger til det offentlige.

Vi som jobber i bransjen har lenge sett at vi er på vei fra dokumenthåndtering til informasjonsbehandling. Det er derfor positivt at også Arkivverket fornyer lovverket slik at det er bedre rustet for den nye verden vi nå står i og er på vei inn i.

Før var dokumenter bærere av all informasjon, og alt som ble kommunisert ble formidlet på papir. Ser vi på Posten så har de eksistert siden 1647. I over 95 prosent av tiden har dokumenter vært informasjonsbærerne. Alt av informasjon ble produsert, sendt og mottatt på papir. Det vi har formidlet var nedfelt i et dokument. Offentlig sektor har derfor i svært mange år mottatt informasjon på papir, arkivert på papir, postfordelt det internt i organisasjonen på papir og sendt svar på papir. Som en naturlig følge av dette har alle offentlige organisasjoner drevet med dokumenthåndtering.

De siste 30 årene har det skjedd en gradvis digitalisering. Men det at vi fikk den første datamaskin på 70 tallet gjorde ikke at vi sluttet med papir. Heller ikke at mange flere fikk datamaskiner i 1980 årene, og enda flottere maskiner i 1990 årene, førte til at alle arbeidsprosessene automatisk ble papirløse. Selv ikke smarttelefonene eller Ipad`en kom med noen tryllemagi som gjorde at all kommunikasjon, saksbehandling og arkivering automatisk ble digital. Utviklingen åpnet muligheter for å gå over til å jobbe med informasjon fremfor dokumenter og kommunisere på nye måter. Mange ulike aktører har gjort en stor innsats for å få de nødvendige brikkene på plass slik at hele saksbehandlingsprosesser nå kan kjøres uten dokumenter som informasjonsbærere.

I dag mottar heller ikke våre kunder informasjon kun som dokumenter som kommer inn med posten en gang om dagen. Informasjon kommer til organisasjonen i en jevn strøm hele døgnet, i ulike kanaler. Jo flere kanaler, jo viktigere blir arkivarens jobb med å få kontroll på de ulike innkommende kanalene. De må, uavhengig av format og kilde, få strukturert, kategorisert, gradert og arkivert det som kommer inn.

Tidligere har mange organisasjoner vært «del-digitale» og ikke «hel-digitale». De mottok gjerne dokumenter på papir, skannet dokumentene og behandlet dokumenter videre internt digitalt. Men vedtaket ble gjerne ekspedert ut igjen på papir. Nå kan vi bygge intelligente skjema som automatisk oppretter en sak i arkivet. Vi får inn mer strukturert informasjon, gjerne supplert med informasjon fra eksterne fellesregister som gir viktig tilleggsinformasjon som et dokument ikke hadde. Vi kan også ekspedere digitalt. Vi har fått digitalisert politikerne og vi signerer digitalt.

Det er summen av mange faktorer som gjør at vi i dag endelig har de fleste brikkene på plass slik at vi kan gå fra dokumenthåndtering til informasjonsbehandling. Selv om vi er på vei over til å drive mer med informasjonsbehandling enn dokumentbehandling, er ikke betydningen av et strukturert, sikkert og komplett arkiv mindre i en digital verden enn det var i den fysiske verden. Snarere tvert imot. Vi trenger fortsatt et arkiv i bunn av en kompleks informasjonsbehandlingsløsning som arkiverer etter lovverket og kan avlevere i henhold til lovverket. Både dokumenter, men også viktig tilleggsinformasjon som beskriver behandlingsprosessen.

Et digitalt arkiv stiller derfor nye krav, men gir også helt nye muligheter. Ikke bare er det et arkiv for å oppbevare dokumenter, men en kilde til informasjon som vi kan bruke til å forenkle og berike arbeidsprosessene.

Vi ser i likhet med Arkivverket at fremtidens arkivsystemer også vil inneholde viktig informasjon om behandlingsprosessen, og at denne informasjonen er ikke et dokument. Men uavhengig av hvordan informasjonen er sendt eller skapt så må den oppfylle kravene til ekthet og arkivering etter arkivloven.

Videre må offentlighetsloven være like sterk i en digital tidsalder og mulighetene for å praktisere meroffentlighet bør være enda sterkere når vi behandler informasjon og ikke bare dokumenter. Vi ser derfor viktigheten av det arbeidet vi som leverandør har i denne nye digitale tidsalder, da kravene til hva våre helhetlige løsninger må forholde seg til blir enda viktigere.

Videre vil det stille nye krav til offentlig sektor å håndtere både arkiveringen og praktisere offentlighetsloven i en digital verden. Vi er derfor positive til at det kommer en fornying av arkivloven og tolker ikke dette som en svekking av innsynsretten, heller en styrking. Så har vi som leverandør og alle aktørene i offentlig sektor en stor og viktig jobb å sikre god arkivering og tilgjengeliggjøring av det arkivverdige materialet også i en ny digital verden.

Du kan lese utkastet til ny Arkivlov på Regjeringen sine hjemmesider.

Statssekretær Paul Chaffey (H) i Kommunal- og moderniseringsdepartementet har kommentert forslaget til ny arkivlov på bloggen sin.

Legg att eit svar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com logo

Du kommenterer no med WordPress.com-kontoen din. Logg ut /  Endre )

Google photo

Du kommenterer no med Google-kontoen din. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer no med Twitter-kontoen din. Logg ut /  Endre )

Facebook-foto

Du kommenterer no med Facebook-kontoen din. Logg ut /  Endre )

Koplar til %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.